Introduction

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IntroductionQu’est-ce que classer ? Mettre de l’ordre, ranger, classer sont des exigences qui s’imposent à tous et « savoir ranger et classer » apparaît comme un aspect fondamental de l’intelligence humaine. Les documents, écrits, photographiques, sonores, se sont ainsi multipliés et le classement a pris aujourd’hui une importance considérable. Tout classement doit faire l’objet d’une réflexion préalable. Il varie avec la nature, l’importance et la fréquence de consultation des documents à classer, le matériel ou le mobilier utilisé.Qu’est-ce que le classement ?

Le classement est l’action de ranger des documents¹ dans un certain

ordre. Il existe bien entendu différents types de classement.Qu’est-ce que le rangement ? Le rangement constitue la manière ou l’action de ranger.Pourquoi classer ? Le classement a une très grande importance. Il doit :  Donner à chaque objet une place unique et définitive, ce qui évite des recherches longues et difficiles,  Permettre de déceler rapidement toute absence et toute interversion de documents ;  Permettre une bonne conservation des documents. Le classement est donc une tâche essentielle dans l’entreprise.En résumé : Classer consiste à ranger des documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l’information recherchée. Le classement est en quelque sorte « la mémoire » de l’entreprise.

1 Support matériel (écrit, photographie, disque, ruban ou carte magnétique, carte perforée,…) permettant de conserver une pensée, une information, un renseignement.

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Avantages du classement :  Gain de place ;  Gain de temps ;  Sécurité (pour le classement sous-clé).Les différents types de classementLes ordres de classement principaux  L’ordre alphabétique  L’ordre numérique  L’ordre idéologique Il existe bien entendu d’autres ordres de classement, mentionnés ci- dessous.Le classement alphabétique Le classement alphabétique consiste à ranger les mots dans l’ordre de

succession des lettres de l’alphabet².

Règle du classement alphabétique Lorsque la première lettre des mots à classer est identique, on classe selon l’ordre de la seconde. Lorsque les deux premières lettres des mots à classer sont identiques, on classe selon l’ordre de la troisième et ainsi de suite.

2 Série de signes graphiques rangés dans un ordre traditionnel et servant à la transcription des sons d’une langue.

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La norme BelgeQu’est-ce que la norme Belge ? La norme belge est la référence en Belgique en matière de classement. Elle est régie par différentes règles qui ont pour but de déterminer les procédés du classement alphabétique des noms de personnes, des noms de sociétés et d’organismes, des noms de lieux géographiques et des noms de voie de communication. (Voir feuilles)Avantages du classement alphabétique Le classement alphabétique est : – simple dans son principe, – rapide lorsqu’il porte sur un nombre restreint de documents, – extensible à l’infini (il est toujours possible d’insérer de nouvelles dénominations ou un nouveau dossier entre deux dénominations ou dossiers déjà existants.Inconvénients du classement alphabétique Le classement alphabétique est : -souvent compliqué dans son application (il faut appliquer certains principes et règles), – lent lorsqu’il porte sur un nombre important de documents dont les mots directeurs de classement peuvent être homonymes ou composés de lettres identiques. – limité dans son développement par des problèmes matériels (listes à modifier, dossiers à déplacer,…).Le classement numérique Si l’alphabet français est limité à 26 lettres la suite naturelle des nombres entiers est, elle, illimitée. Le classement numérique peut être substitué au classement alphabétique lorsque le nombre des documents à classer est important. Le classement numérique est donc très utilisé.Règle du classement numérique Le classement numérique consiste à ranger les documents selon la suite des nombres entiers.Avantages du classement numérique 3

Le classement numérique est : – simple, tant pour la mise en place que pour la recherche d’un dossier ou d’un document ; – sûr, la place du dossier est nettement précisée, il est facile de déceler une absence de dossier ; – extensible indéfiniment, l’insertion de nouveaux documents ne modifie pas le rangement des documents déjà classés.Inconvénients du classement numérique Le classement numérique est : -lent, la recherche d’un dossier nécessite la consultation du répertoire alphabétique, Il y a une rupture de classement provoquée par l’annulation ou la sortie définitive d’un document.Principales utilisations du classement numérique La classement numérique est utilisé principalement : – lorsque le nombre des dossiers devient très important et augmente les risques d’erreurs et la lenteur du classement alphabétique, – chaque fois que la nature du document à classer exige une sécurité particulière de classement : bons de commande, factures, relevés, documents comptables, etc. – pour les classements qui requièrent une certaine discrétion : dossiers du personnel, dossiers médicaux, etc. En résumé Le classement numérique est basé sur la suite des nombres entiers. La recherche du numéro attribué au document nécessite l’utilisation préalable d’un répertoire. Le classement numérique, par sa simplicité et sa sûreté, est particulièrement adapté aux classements importants.Le classement alphanumérique Il est possible de combiner le classement alphabétique et le classement numérique pour limiter les inconvénients de ces deux modes de classement.Règle du classement alphanumérique 4