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Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
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Table des matières
I. Introduction …………………………………………………………………………………………………………….
II. Le courrier entrant ……………………………………………………………………………………………………
1. Les différents moyens de réception ………………………………………………………………………….
2. Préparation du plan de travail …………………………………………………………………………………
3. L’ouverture du courrier …………………………………………………………………………………………..
4. L’examen du courrier …………………………………………………………………………………………….
5. L’enregistrement du courrier …………………………………………………………………………………..
6. Le tri et la distribution du courrier ……………………………………………………………………………
III. Le traitement du courrier sortant …………………………………………………………………………….
1. Les lettres types ……………………………………………………………………………………………………
2. La signature du courrier …………………………………………………………………………………………
3. Le regroupement …………………………………………………………………………………………………..
4. L’enregistrement …………………………………………………………………………………………………..
5. Le tri et la vérification ……………………………………………………………………………………………
6. Pliage et mise sous enveloppe ………………………………………………………………………………..
IV. Conclusion ……………………………………………………………………………………………………………
V. Sources …………………………………………………………………………………………………………………..
Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
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I. Introduction
Toure entreprise, grande ou petite, reçoit et expédie quotidiennement du courrier. Elle doit organiser minutieusement le traitement du courrier.
Quels sont les objectifs du traitement du courrier ?
Traiter le courrier entrant et sortant. C’est-à-dire : le courrier reçu et le courrier à envoyer. Suivant la taille de l’entreprise, le courrier sera traité différemment : Dans une petite entreprise, le traitement du courrier est assuré, en principe, par une se
personne. Ce travail n’est pour elle qu’une tâche parmi d’autres.
Exemple : Un magasin, un hôtel…
Dans des entreprises plus importantes, le traitement du courrier nécessite la collabora
ou plusieurs personnes à temps plein.
Exemple : L’hôtel de ville de Tournai
Quels sont les différents moyens de réceptionner le courrier ?
a. La Poste (le facteur, la boîte postale) b. Les firmes privées c. La navette interne d. Le fax e. Le courrier électronique f.
Le fax internet
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II. Le courrier entrant 1. Les différents moyens de réception a. La Poste
Voici les différents services de la Poste utilisés le plus fréquemment par les entreprises :
La boîte postale
Ce sont des boîtes aux lettres numérotées qui sont louées par la poste à tous ceux qui en fo demande dans la mesure des disponibilités, moyennant un payement annuel. Plus généralem utilisée par les professionnels, ce service n’est pas cher et est également très utile pour ceux q n’ont pas de boite aux lettres ou qui veulent plus de discrétion. Ils vont donc chercher leur co la poste en ouvrant leur boîte au moyen d’une clé ou un code numérique.
Si votre bureau de Poste ne dispose pas de boîtes postales, le courrier est conservé au guichet Si on souhaite louer une boîte postale au nom d’une entreprise, il faut donner à La Poste la pre que l’on dispose du mandat ad hoc. Sinon, c’est le gérant en personne qui devra se rendre au b de poste, muni des documents confirmant sa désignation. Pour des raisons d’organisation, les locations de boîtes postales sont comptabilisées trimestriellement. On peut donc payer la location pour un trimestre, ou directement pour un an exemple. Le prix par trimestre (entamé) est de 15 €. Il faut y ajouter une garantie de 12,50 € par clé.
Ci-dessus, quelques boîtes postales