Figure 1.2. Exemple d’une fche de description de fonction:
une secrétaire
C’est en partant des besoins du client (qualité, délais, coûts, durée de vie du produit, du service…) qu’il faut raisonner. Dès lors, la vision du rôle et des responsabilités de chacun peut prendre sa dimension réelle; le processus de décision, voire de production et d’organisation, peut être remis en cause par rapport à la fnalité réelle: le client.
Des défnitions de fonctions, basées sur un raisonnement et une approche centrés sur les clients, amènent le plus souvent les changements majeurs nécessaires en termes
Assurer le secrétariat du service
Assurer les communications du service
Organiser les réunions du service
Participer à l’organisation du service
Contribuer au développement de l’image du service à l’intérieur et à l’extérieur
– en rédigeant les lettres standard – en assurant la frappe du courrier – en préparant les dossiers – en préparant les déplacements des collaborateurs du service – en réalisant le classement des dossiers du service
– en recevant les messages internes ou externes – en les faisant parvenir à leur destinataire – en se tenant informé des activités du service et de ses collaborateurs
– en faisant les convocations – en préparant les dossiers – en veillant à la logistique des réunions – en rédigeant les comptes rendus
– en tenant à jour les plannings des collaborateurs – en proposant des actions d’amélioration
– en veillant à l’accueil dans le service – en renseignant toute demande faite au service – en veillant à la qualité des documents émis par le service
Principales missions Activités
32 ©Groupe Eyrolles
Manager son équipe au quotidien
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