I.4 Relation entre classement et archivage – De la naissance des documents à l’archivage des dossiers Dès sa production, un document est, en fait, une archive courante (ou vivante) ou intermédiaire selon sa nature et « durée d’utilité administrative ». A partir du tableau de gestion des archives que j’ai présenté ci-avant nous pouvons dire que tout document/archive créé sera selon son utilité administrative conservé au bureau du service qui l’a produit (ou reçu), détruit ou trié pour être classé avec les archives définitives et ce suivant les critères de tri adopté. 1.5 Comment classer les documents ? On distingue 5 étapes : 1. Constituer un plan de classement conformément à 1.3.6. Tableau de gestion des archives 2. Constituer les dossiers et les sous-dossiers d’archives correspondant à une rubrique du plan de classement. 3. Donner un nom aux dossiers et aux sous-dossiers d’archives. 4. Définir le classement respectif des dossiers et sous-dossiers d’archives. 5. Définir le classement interne des dossiers et sous-dossiers d’archives. I.6 Accessoires et Mobilier de classement et d’archivage Le mobilier de rangement disponible sur le marché est très varié : Armoires à portes battantes ou coulissantes Classeurs multi-tiroirs Bibliothèques Etagères Caissons mobiles …. A l’intérieur de ce mobilier, on peut placer accessoires de classement et d’archivage variés tels que : Corbeilles superposables Classeurs à levier Dossiers suspendus Chemises cartonnées Chemises à élastiques Caisses ou boîtes à archives ….. La mise à profit de la variété des couleurs disponibles permet d’identifier visuellement le type de contenu sans même devoir lire l’étiquette.
13