III. PROPOSITIONS
III.1 PROPOSITIONS D’ORDRE GENERAL1. Une place pour chaque document Les classements devront être faits sur 3 niveaux différents : 1. Le bureau : pour les documents en cours d’utilisation (archives courantes et intermédiaires), 2. Un rangement spécifique par bureau : pour les documents de références, 3. Un bureau ou local plus éloigné : pour les archives définitives.2. Référencement des documents Il faudra donner un intitulé à chaque document (lors de sa création ou réception) selon sa nature. Exemples : – « REF…. » pour les documents de référence – « PR. X » pour les documents relatifs à un projet – « ADM…. » pour les documents administratifs – ….3. Conservation numérique des documents La conservation des documents papier a ses avantages (confort de lecture par exemple) et elle est inévitable pour es documents de grandes dimensions (plans par exemple). Mais le classement des documents sur informatique permet une recherche facilitée par mots clés et référence. Exemple d’enregistrement informatique de dossier :III.2 PROPOSITIONS SPECIFIQUES Le diagnostic de la situation actuelle du classement et de l’archivage , il a été remarqué que le système réglementant la gestion des archives n’est pas rigoureux d’où vient la nécessité d’élaborer une nouvelle procédure pouvant réorganiser et gérer le volume important des dossiers engendrés par le service.
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