III.2.1. Prévoir une formation en classement et archivage pour les agents de maitrise des différents services de la direction Ce plan de formation sera dressé en liaison avec les responsables de la formation et devra prendre en considération une analyse approfondie de la situation pour l’ensemble des services en matière de classement et archivageIII.2. 2. Etablissement d’un plan de classement Secrétariat Direction Ce plan sera établi sur la base d’un plan de gestion des documents et archives tels que défini au paragraphe 1.3.6 « Tableau de gestion des documents et archives »III.2.3. Etablissement d’un plan de classement par Projet Ce plan sera établi sur la base d’un plan de gestion des documents et archives tels que défini au paragraphe 1.3.6 « Tableau de gestion des documents et archives »III.2.4. Etablissement d’un plan de classement pour le SRH Ce plan sera établi sur la base d’un plan de gestion des documents et archives tels que défini au paragraphe 1.3.6 « Tableau de gestion des documents et archives »III.2.5. Procédure de gestion du courrier Direction à proposer : Cette procédure a pour objectif : – Préserver les moyens documentaires nécessaires à la recherche historique. – Disposer en permanence d’informations à la demande des services et des unités. – Garantir la disponibilité de preuves en cas de litiges. – Alléger les archives par la destruction des documents devenus sans intérêt, à l’expiration de leur délai de conservation.
1ere étape : Le courrier arrivé au secrétariat par fax, poste ou autre, sera cacheté
par un cachet qui comprend la date de sa réception et un numéro d’enregistrement dans un registre Arrivée puis aiguillé directement au chef de Division pour y mettre ses annotations.
2éme étape : Retour du courrier au secrétariat, il sera scanné et enregistré dans un
dossier sur ordinateur comprenant en plus des cinq colonnes utilisée sur le registre traditionnel une sixième colonnes sur laquelle en inscrit le lieu de destination, puis il sera ventilé aux personnes concernées par le biais interne du réseau pour nécessaire. Chaque trimestre, on enregistrera les documents accumulés sur un CD et on procèdera à son archivage. La consultation se fait via une application qui sera élaborée et qui nous donnera la possibilité de consulter tout document soit par son N° d’ordre, sa référence, son objet ou sa date avec le moindre effort et grande certitude. III.2.6. Procédure de gestion du courrier SRH et Projets à proposer : Avant d’entamer la structuration et l’amélioration des documents des Projets de la Direction et du service RH, qui est l’objet de ce sujet, nous préconisons en premier lieu
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