de diagnostiquer aussi la méthodologie de traitement du courrier au sein dudit service car elle est la base d’un bon archivage. Cette méthodologie définit les modalités de circulation et de traitement du courrier échangé tout à l’intérieur de l’office et la Direction que vis à vis de l’extérieur, et permet une gestion grâce à un dispositif d’enregistrement et suivi. A l’arrivée du courrier soit par fax, poste ou autres, un agent relevant du SRH procède à son triage et enregistrement dans un registre réservé à cet effet qui comprend sur chaque page cinq colonnes : 1- la première est destinée au numéro d’enregistrement, un numéro qu’on incrément à chaque nouveau courrier. 2- Sur la deuxième on note le nom de l’expéditeur (société, fournisseurs, clients, autres divisions…..) 3- Sur la troisième on note la référence du courrier, alors que son objet est écrit dans la quatrième. Chaque matin, et avant de faire toutes ces opérations, la date de réception est cachetée dans le registre ; en parallèle, le courrier lui aussi est cacheté, la date de réception et le numéro d’enregistrement y sont notés. Classé dans un parapheur, le courrier est ensuite déposé sur le bureau du Directeur qui le consulte, note ses remarques et la destination approprier au courrier et le rend de nouveau au service administratif. C’est là qu’on va noter sur la cinquième colonne la destination du courrier ; mais avant de le remettre au service concerné, une copie est cruciale pour l’archivage. L’opération de détermination des parties concernées par le courrier est appelée ventilation.III.2.7. Etablir un plan d’équipement Ce plan d’équipement devra intervenir après la formation et l’analyse citées en II.2.1.III.3.8. Examiner la possibilité de création de la fonction « Responsable d’archives »
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