Il s’agit de la manière d’écrire une rubrique afin de faciliter le classement alphabétique. Pour cela il faut : – d’abord écrire le mot directeur (en majuscule) – puis les mots suivants – enfin entre parenthèses, les mots précédents Exemples:Rubrique non indexées Rubrique indexée Barrage AFOURER AFOURER (barrage) 1.2.1.3. Utilisations du classement alphabétique Le classement alphabétique s’adapte particulièrement au classement des noms de personnes, des raisons sociales de société, clients, fournisseurs, personnel d’une entreprise, usagers d’électricité ou du téléphone, abonnés à un service, ou à un journal, élèves des écoles etc. 1.2.1.4. Avantages et inconvénients du classement alphabétique – simple dans son principe, le classement de noms et de mots n’offre pas de difficultés. – rapide lorsqu’il porte sur un nombre limité de documents. – extensible à l’infini, il est toujours possible d’insérer de nouvelles dénominations ou un nouveau dossier entre deux dénominations ou deux dossiers déjà existants. 1.2.1.5. Inconvénients du classement alphabétique – compliqué lorsqu’il s’agit de classer des dénominations. – lent lorsqu’il porte sur un nombre important de documents dont les mots directeurs de classement peuvent être composés de lettre identiques. – Peu sûr : sauf précautions particulières, il est difficile de déceler le déclassement ou l’absence d’un dossier. – Limité : dans son développement par des problèmes matériels (listes à modifier ou à refaire, dossier à déplacer etc.) I.2.2.Le classement Numérique Il s’agit de classer les documents selon la suite des nombres entiers. Son utilisation nécessite la consultation d’un répertoire alphabétique pour retrouver l’indicatif de classement. Il consiste simplement à placer les documents les uns à la suite des autres dans leur
ordre d’entrée. L’inconvénient, c’est qu’il faut connaître le numéro du document pour y accéder,
c’est à dire qu’il faut sans cesse consulter le catalogue. Ce répertoire permet, connaissant le nom du dossier, de retrouver rapidement le numéro correspondant. Exemple : ELGHOT dossier 72841 V HOURADI dossier 71355 C 1.2.2.1. Utilisations du classement numérique Il est utilisé dans les bibliothèques et les entreprises importantes pour le classement des dossiers des tiers. 1.2.2.2. Avantages du classement numérique – Extensible à l’infini : l’insertion des nouveaux documents ne modifie pas le rangement des documents déjà classés. – Sécurité : il est facile de déceler immédiatement une absence du dossier. – Discrétion : les indices numériques ne signifient rien pour les personnes qui ne disposent pas de répertoire.
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