Ce sont des documents qui sont d’utilisation habituelle et fréquente pour l’activité des services qui les ont produits et/ ou reçus, et qui sont conservés pour le traitement des affaires. I.3.4.2 Archives intermédiaires (ou semi actives) Ce sont des documents, qui ne sont plus d’usage courant, mais qui doivent être conservés pour des besoins administratifs ou juridiques ( y compris les documents qui, après tri, seront conservés comme des archives définitives ). I.3.4.3 Archives définitives Ce sont des documents qui, ayant subi des tris, ne sont plus susceptibles d’élimination, par opposition aux archives courantes ou intermédiaires, et qui sont conservés pour des besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, et pour la documentation historique de la recherche. I.3.5. Durée d’utilité administrative ( DUA ) : C’est la durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d’être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final. Le document ne peut être détruit pendant cette période qui constitue sa durée minimale de conservation. Exemples de durées d’utilité administrative Accident de travail toute la vie Baux de location 5 ans après le départ du logement Certificat de travail jusqu’à la retraite Contrat de travail jusqu’à la retraite Notes d’hôtel et de restaurant 6 mois Souches de chèque et relevés de comptes bancaires 10 ans Cotisations de Sécurité Sociale 5 ans La durée d’utilité administrative est fixée par : – Le législateur en matière civile, commerciale ou pénale ; elle s’impose à tous, aux administrations publiques, aux entreprises privées et aux particuliers. En général, les archives doivent être conservés pendant quinze ans, délai de prescription de droit commun prévu par l’article 387 du Dahir du 12 août 1913(code des obligations et contrats), sauf des exceptions déterminées par la loi dans les cas particuliers (voir copie du tableau Général des prescriptions au Maroc en annexes) – L’organisme producteur en fonction de l’utilité administrative et des nécessités de sa gestion. Cependant selon le forum de partage et d’entraide des informatistes [www.informatistes.net] :
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