« malheureusement il n ya pas un ou des documents qui déterminent les délais de conservation de tous les types de documents. Tout ce qu’on a, ce sont des prescriptions dispersés dans les différents codes et textes de loi (par exemple dans la loi du commerce on peut rencontrer des prescriptions déterminant la durée de conservation de certains types de contrats et ainsi de suite…).Il y avait des initiatives qui ont essayé de réaliser des recueils des prescriptions légalesconcernant les durées de conservation des différents types d’archives, mais ne n’est jamais exhaustif.Comme il y a plusieurs typologies des archives pour lesquelles la loi n’a pas prévu desprescriptions, c’est le rôle de l’archiviste ( ou du responsable du classement et d’archivage) de préciser leurs délais de conservation prenant en considération les besoins primaires et secondaire de l’entité productrices des documents ».1.3.6 Tableau de gestion des documents et archives Tous les documents produits ne peuvent être conservés. Le sort final réservé aux dossiers (conservation, élimination ou tri) sera défini dans un tableau de gestion. Il précise :
la durée d’utilité administrative définie en fonction des obligations juridiques qui incombent aux services (délais de prescriptions légales), et des besoins d’information nécessaires à leur bonne marche ;
le sort final des documents (élimination, conservation, tri). Le tableau de gestion constitue un contrat d’archivage, mais il ne remplace pas le visa d’élimination.Les archives intermédiaires, qui n’ont plus d’utilité courante mais dont la durée d’utilité administrative court toujours, gagnent à être regroupées dans un local spécifique où elles continuent à être gérées et inventoriées. Activités et documents Produits ou Reçus Durée d’utilité administrative DUA Lieu de conservation pendant la DUA Sort final C / D / T Observations
(critères de tri, des précisions sur les durées de conservation, les activités, les documents…)
Bureau Service/Local des archives
Activité 1 – document 1 – document 2 – ….
DUA / d 1 DUA / d 2
? ?
? ?
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? ? ? ? ? ?
Activité 2 – document 3 – document 4 – ….
DUA / d 3 DUA / d 4 ….
? ? ….
? ? ….
? ? ….
? ? ? ? ? ? ….
…. – …. …. …. ….
…. ….
D : destruction ; C : conservation; T : versement au Service/Local Archives après tri
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