valoriser le rôle de chacun. De plus, le manager doit s’assurer que chacun se sente bien impliqué, notamment les collaborateurs qui sont les plus éloignés. Il ne doit pas hésiter à les contacter régulièrement. Selon Myriam Barni il existe de nombreuses actions engagées par les managers qui visent à faciliter les échanges tout en permettant aux collaborateurs de garder à l’esprit les objectifs fnaux : – Les feedbacks sur les travaux d’équipe : Ils permettent de voir l’avancement du projet tout en permettant de corriger les diverses failles. Ces feedbacks dynamisent la progression des travaux. – L’apport des ressources : L’apport de tout type de connaissances peut contribuer à la résolution des problèmes. – Les revues de projets ou des points d’étapes : Ce sont des instruments qui permettent de mesurer l’avancement du projet. Elles permettent de voir où chaque collaborateur se situe dans sa mission.
3.3 Les outils de coordination
Heureusement pour le manager, il existe aujourd’hui quelques outils pour améliorer la coordination des équipes. Les Nouvelles Technologies de l’Information et des Télécommunications apportent des solutions aux entreprises pour faciliter leur quotidien. Les équipes à distance doivent donc ne pas hésiter à s’en servir. Nous allons dans cette partie étudier quelles options peuvent prendre les équipes à distance pour coordonner au mieux leurs travaux. 3.3.1 Les Workfow et gestionnaires de tâches électronique Selon la défnition donnée par le site wikipédia, un workfow est un fux d’informations au sein d’une organisation, comme par exemple la transmission automatique de documents entre des personnes.
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13 On appelle « workfow » (traduisez littéralement « fux de travail ») la modélisation et la gestion informatique de l’ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d’un processus métier (aussi appelé processus opérationnel ou bien procédure d’entreprise). Le terme de « workfow » pourrait donc être traduit en français par « gestion électronique des processus métier ». De façon plus pratique, le workfow décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d’un processus, les délais, les modes de validation, et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche. Pour un processus de publication en ligne par exemple, il s’agit de la modélisation des tâches de l’ensemble de la chaîne éditoriale. Il permet généralement un suivi et identife les acteurs en précisant leur rôle et la manière de le remplir au mieux. L’exemple ci-dessus est une représentation très schématique de ce que pourrait être un workfow de publication de document sur un intranet à l’aide d’une interface de publication : 1. Le rédacteur propose un article au chef de rubrique 2. Le chef de rubrique regarde le document et le valide 3. Le rédacteur en chef trouve que le document possède des éléments incompatibles avec l’actualité et retourne le document au rédacteur 4. Le rédacteur revoit sa copie et la soumet au chef de rubrique 5. Le chef de rubrique corrige quelques coquilles et transmet l’article au rédacteur en chef 6. Le rédacteur en chef valide le document pour une publication en ligne Cependant le workfow fait souvent l’objet d’un rejet car les collaborateurs l’assimilent plus à du ficage qu’à une aide réelle. En effet, la machine rappelle à l’utilisateur quelles sont ses priorités. Ainsi, si le collaborateur décide d’inscrire un rendez-vous, la machine lui rappelle gentiment qu’il ne pourra pas y aller car il a telle activité prioritaire à terminer. Le workfow impose son rythme au collaborateur. Les gestionnaires d’activités et les calendriers partagés sont, quant à eux, des outils privilégiés des espaces de travail collaboratif. Ces applications permettent de : – Partager les objectifs et la défnition du projet d’équipe. – Répartir les activités et établir un suivi dynamique. – Inscrire les événements d’un processus dans un seul calendrier commun. De plus cela facilite la mise en place des réunions. – Indiquer la progression des activités.