14 Enfn les collaborateurs peuvent mettre à disposition de leurs collègues, les documents de travail à travers l’espace commun. Cependant, ceci suppose une visite régulière des différents acteurs. Le manager peut, d’autre part, mettre en place un « avertisseur » qui pourrait s’apparenter à un mail envoyé à chaque membre du projet pour les prévenir de l’ajout d’un nouveau document. Les espaces collaboratifs comme des portails Internet sont des outils de plus en vogue. Ils permettent de réduire les problèmes liés à la distance, notamment pour la transmission des documents de travail. Tous ces outils permettent de donner un rythme pour la réalisation du projet. Des entreprises comme Yahoo et Google mettent à disposition, gratuitement, des espaces de travail collaboratif qu’ils appellent : « Yahoo Groups » et « Google Groups ». Ces outils peuvent être une solution pour les petites entreprises qui n’ont pas les ressources fnancières des grands groupes. Les grandes entreprises préfèrent investir dans un logiciel plutôt que de mettre leurs travaux sur un site qui ne leur appartient pas. Exemple de l’interface de Yahoo Groups
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15 Exemple du calendrier dans Yahoo Groups 3.3.2 Les moyens de communication à distance La coordination d’un projet ne se résume pas qu’à la transmission de documents ou de la mise en place de réunion. En effet, une coordination est réussie lorsque tous les collaborateurs communiquent régulièrement entre eux. Une nouvelle fois, les NTIC mettent à disposition de nombreux outils. On pourrait citer dans un premier temps, les messages électroniques (e-mail), qui permettent d’envoyer un message et des documents à un collaborateur à n’importe quelle heure de la journée. Le côté négatif du mail est la froideur du langage qui peut y être employé. De plus, le mail n’est pas forcément le meilleur moyen pour transmettre un message urgent. En effet, supposons que le collaborateur reçoive une trentaine de messages par jour, il n’aura peut être pas le temps de le voir. Il serait alors plus utile de lui téléphoner. Cependant le mail est très utile pour organiser une réunion et prévenir chaque collaborateur en même temps. Il est intéressant de créer une « mailing list » dès le début du projet. Les acteurs du projet peuvent aussi communiquer par « chat » ou Visio conférence. Ces outils sont pratiques pour les réunions virtuelles. Le « chat » permet à chacun de s’exprimer en même temps, la Visio conférence, quant à elle, a l’avantage de pouvoir montrer le visage de son collaborateur. On peut ainsi mieux cerner les réactions de ses partenaires, ce qui est impossible via le « chat ». Il existe sur le marché de nombreux clients de messagerie instantanée qui permettent de remplir ces rôles : MSN Messenger, Mirc, Skype, Webex. Les acteurs doivent se créer une adresse électronique professionnelle pour chaque logiciel qu’ils utilisent afn d’éviter l’interaction avec leur vie personnelle.
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16 Les outils proposés par les NTIC sont, certes, très utiles mais il ne faut pas oublier que c’est à l’homme de faire le premier pas pour communiquer avec ses partenaires. La mauvaise qualité des outils est assurément un facteur de frein mais la bonne qualité des outils n’est jamais un facteur majeur de succès. En effet, si le collaborateur décide de brider les informations en adoptant un comportement individualiste, tous les outils mis à la disposition de l’équipe n’auront aucune utilité. Une bonne coordination passe avant tout par la communication.
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Conclusion
Comme on l’a vu, manager une équipe à distance est un phénomène nouveau lié à la mondialisation et rendu possible grâce au développement des nouvelles technologies d’information et de communication. Cependant animer et coordonner une équipe à distance est un art différent que d’animer et coordonner une équipe plus « traditionnelle ». En effet l’impact de la distance ainsi que les diversité culturelles bouleversent les méthodes classiques de management, et obligent le manager à revoir ses méthodes ou plutôt à les adapter aux spécifcités du télétravail. En effet pendant longtemps le manager faisait preuve d’autorité pour exercer son pouvoir en s’appuyant sur son statut et tous les signes extérieurs. Or avec le télétravail a complètement