Doc Etudiant
C’est parfois la qualité qu’un chef recherche avant toute autre chose ; pour être sûr de l’observer, il faut se garder de bavarder et de vouloir paraître bien renseignée. La secrétaire ne divulgue évidemment pas les faits confidentiels appris en dactylographiant des lettres ; en classant des documents ou en assistant à des conversations. Elle se retire du bureau de son chef quand celui-ci est appelé au téléphone ou reçoit un tiers, à moins qu’elle ne soit expressément retenue par lui. Elle agit avec prudence lorsqu’elle est amenée à travailler, à téléphoner pour les besoins de l’entreprise devant les visiteurs ou même devant d’autres membres du personnel.
LE JUSTE MILIEU EN TOUT, LA MODERATION ET LA MODESTIE ASSURENT LA
DISCRETION.
5. La disponibilité, la rapidité et la fiabilité : La secrétaire doit avoir en permanence le souci de satisfaire les collaborateurs et les clients de l’entreprise.6. La mémoire : La qualité de mémoire est indispensable à la secrétaire qui doit retenir beaucoup de physionomies, de noms, des numéros de téléphones et de dates, qui doit répondre sans se tromper à : « VOUS SOUVENEZ VOUS, MADEMOISELLE DE … ? ». Il est cependant bon de ne pas charger inutilement la mémoire et de noter sur un bloc, un agenda ou un répertoire, avec des dates correspondantes, tous ce qui peut être inscrit. C’est une qualité très solliciter par le manager, du fait que ses ordres, ses directives seront, alors, scrupuleusement observés. Il sait aussi que sa secrétaire ne l’obligera pas à répéter ce qu’il lui a été déjà dit , qu’elle ne lui posera que des questions pertinentes et qu’elle conservera dans son esprit ( ou part écrit) tous ce qu’il lui a exprimé et qui mérite d’être retenu.7. L’ordre et la netteté : Cette qualité ne peut être absente du travail du secrétariat,. Elle se manifeste a propos : – des objets constituant la poste de travail bien aménagés selon l’adage très
connu « UNE PLACE POUR CHAQUE CHOSE ET CHAQUE CHOSE A SA PLACE » ;
– des idées qui découle les unes des autres tout en respectant l’enchaînement
logique « UN ESPRIT ORDONNE EST UN ESPRIT METHODIQUE » ;
– des actes qui s ‘accorde harmonieusement. L’ordre est la base même de tout rangement, de tout classement. Retenez que l’ordre et le soin caractérisent le travail d’une bonne secrétaire.B. Le mat é riel de la secr é taire :
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