Introduction

Aucun document ne doit rester sans être classé. Il faut éviter l’utilisation de dossiers « d’attente », « à classer », « à voir », « à faire », etc. Par exemple, pour un dossier en cours d’un client, le dossier doit être rangé comme suit : – La demande de renseignements du client, – Le double de la réponse, – Le bon de commande du client, – L’ordre d’exécution de la commande, – Le double de la facture, – Le double du bon de livraison, etc.Identification du dossier Chaque dossier est soigneusement et clairement référencé au moment de sa création. Pour référencer un dossier, on emploie soit : – L’écriture manuelle (plus rarement l’écriture dactylographique) directement sur le dossier, en lettres capitales, avec un normographe si possible, – Des étiquettes collées ou adhésives préalablement préparées à la main ou à la machine, certaines se présentent sous forme de bandes que l’on découpe, pour les introduire sous des gaines transparentes, – Des étiquettes en plastique en relief sur ruban adhésif de couleur.Signalisation La signalisation prévue est immédiatement placée sur chaque dossier. Elle varie en fonction du type de dossier utilisé. 1. Dossiers à tirettes, à sangles, à pinces, à perforations : la signalisation se fait soit : – Par la couleur du dossier, – Par une étiquette 2. Dossiers suspendus o A visibilité supérieure : – Signalisation fixe : couleur des dossiers, couleur de la bande placée sous le rhodoïd, papillons de couleurs et de formes différentes. – Signalisation mobile : curseurs en rhodoïd ou en métal placés sur la tringle de suspension du dossier. o A visibilité latérale : – Signalisation fixe : couleur des dossiers, couleur de la bande d’identification du dossier. 14