Introduction

Tenue des dossiers Les documents placés à l’intérieur du dossier doivent être parfaitement rangés ; tout dossier ou élément de dossier doit être immédiatement remplacé dès qu’il est, même en partie détérioré.Mise à jour des dossiers Il est essentiel que les dossiers de correspondance soient constamment tenus à jour. Les nouveaux documents seront donc classés le plus rapidement possible. Recherche d’un dossier Pour rechercher un dossier, il faut tout d’abord connaître le titre du dossier et le plan de classement utilisé (alphabétique, numérique, idéologique,…).Recherche d’un document dans un dossier Pour rechercher un document dans un dossier, il faut connaître, soit l’objet du document, soit la date, soit la référence. Selon le cas, et le mode de classement utilisé, il faudra soit consulter l’ensemble des documents à l’intérieur du dossier, soit certains d’entre eux, ayant par exemple le même objet.Guide sorti Il est indispensable de mettre à sa place du document extrait un guide ou une fiche « sorti ». En effet, aucun document ne doit être extrait d’un dossier sans qu’il soit possible de savoir le retrouver immédiatement. Pour cela, il faut prévoir des guides « sortis » qui prendront momentanément la place du document ou du dossier. Il existe plusieurs modèles de guides « sortis ».Exemple : Date Titre ou référence du document ou du dossier Nom de l’emprunt eur Signature Service de l’emprunt eur Date de retour Prévu e Effecti ve 16