Introduction

Mise en place d’un fichier Pour mettre en place un fichier il faut : 1. Établir à l’avance un plan de fichier et d’après celui-ci : – Choisir le tracé des fiches en fonction du plan de fichier, – Déterminer la signification des onglets, encoches et cavaliers. 2. Sélectionner soigneusement : – D’une part, les mentions imprimées et les mentions dactylographiées ou manuscrites, – D’autre part, les mentions à faire figurer dans l’en-tête et celles à porter dans le corps de la fiche. 3. Prévoir le rangement des fiches (choix du matériel approprié).Utilité d’un fichier Un fichier permet : – La conservation des renseignements, – La réunion des données dispersées, – La recherche, le repérage, le contrôle, le dénombrement statistique des renseignements enregistrés.Catégorie de fichiers On distingue deux catégories de fichier : – Les fichiers dont les fiches réunissent un certain nombre de renseignements fixes : répertoire d’adresses, fiches de bibliothèques,… – Les fichiers dont les fiches reçoivent des inscriptions fixes et des inscriptions variables et que l’on consulte avant de prendre des décisions : fiches de stock, de commandes, clients,…Composition d’un fichier Un fichier se compose de fiches, d’intercalaires, et d’une boîte ou d’un autre matériel approprié pour les recevoir.Les intercalaires Ils sont plus épais et plus résistants que les fiches : ils le maintiennent et facilitent leur recherche. Ils peuvent être en carton, bristol, plastique ou métal. 32