Introduction

Souvent, on utilise des intercalaires préparés portant : – Les lettres de l’alphabet (pour le classement alphabétique), – Les nombres (pour le classement numérique), – Les provinces, régions, communes, … (pour le classement géographique), – Les indications des fonctions commerciales, telles que magasin, comptabilité, direction, secrétariat, … (pour le classement idéologique).Le matériel utilisé Le matériel pour le rangement des fiches est choisi en fonction du type de fiches et de leur quantité.Qualité nécessaire à un fichier Le fichier doit être exact : les informations étant reportées avec précision et sans retard.Création et rangement des fichesCréation des fiches Une fiche sera créée chaque fois qu’un nouvel élément d’information ayant sa caractéristique propre devra être enregistré isolément pour compléter l’ensemble des informations contenues dans le fichier.Établissement d’une fiche Les fiches doivent être établies soigneusement. Si elles sont manuscrites, l’écriture doit être claire et précise, sans surcharge. Si elles sont dactylographiées, il faut veiller à bien aligner les caractères sur les lignes de la fiche et dans les colonnes (utilisation du cylindre libre ou du levier de dégagement d’interligne).Tenue des fiches Les doivent être remplies soigneusement, avec précision et parfaitement lisibles.Rangement des fiches Selon l’ordre du classement préalablement choisi, les fiches, après avoir été éventuellement signalisées, sont rangées dans un fichier. 33