Introduction

Divers modes de fiches1. Les imprimésLes documents de liaison Le document de liaison est un imprimé conçu pour faciliter l’enregistrement d’une information et est destiné à être transmis à un utilisateur.Utilisation L’imprimé est rempli par les membres du personnel lorsqu’il demande un congé ; il est transmis aux supérieurs de l’intéressé, qui décident si on lui accorde ce congé. En fin de circuit, la demande est classée au service du personnel dans le dossier de l’intéressé. Après exploitation, les documents de liaison sont, suivant le cas : – Détruits ou conservés provisoirement, – Classés dans un dossier : la facture envoyée par un fournisseur est classée dans le dossier de ce fournisseur,…Les documents de position Le document de position est un imprimé permettant la conservation des informations ; il est souvent utilisé. Les documents de position de même nature sont classés ensemble.Utilisation Il est utilisé en tant que fiche de renseignements sur le personnel (ex : dans une commune). Les fiches sont classées dans une boîte, par ordre alphabétique.Les documents de base Lorsque le traitement des informations est automatisé, les informations doivent être enregistrées sur un support informatique qu’un ordinateur peut lire. Pour cela, elles sont dans la plupart des cas saisies au clavier à partir d’un document de base. Pour éviter toute erreur de saisie, le document de base doit être présenté d’une façon particulière. Il faut par conséquent adapter une présentation qui oblige à écrire en majuscules d’imprimerie et qui simplifie la rédaction par la prévision des réponses possibles : l’utilisateur doit seulement cocher la réponse choisie. 36