Introduction

Les 3 grandes catégories d’archives sont : – Les archives courantes : ce sont les affaires en cours. Elles ont généralement moins de deux ans, leur consultation est fréquente et le meilleur endroit pour les conserver est à votre poste de travail ou celui de votre patron, – Les archives intermédiaires : elles correspondent aux affaires terminées, mais susceptibles de rebondissements. Leur consultation est plus rare. Elles peuvent être rangées hors bureaux, – Les archives définitives : les affaires sont complètement terminées. Les documents sont cependant conservés du fait de l’obligation légale ou d’un intérêt historique. La conservation des archives répond à un triple intérêt : – La gestion courante du service : disposer en permanence des informations utiles à son activité, – La justification des droits et intérêts des personnes : conserver les preuves en cas de contestation, – La sauvegarde de la mémoire : constituer les matériaux de l’histoire.Comment archiver ? Il faut veiller à ce que les documents archivés le soient dans de bonnes conditions de conservation et surtout puissent être retrouvés facilement en cas de besoin.Préparation matérielle Il s’agit d’éliminer tout ce qui peut empêcher la bonne conservation des documents : Les pièces métalliques : trombones, agrafes, épingles, Les pochettes plastiques : elles mangent l’encre des documents, Les classeurs à anneaux : ils prennent beaucoup trop de place. Il est donc préférable de mettre ces documents dans des chemisettes, elles-mêmes regroupées dans des chemises cartonnées, puis dans des boîtes d’archive.Préparation intellectuelle Il faut suivre une procédure maison. Il sera certainement demandé de remplir un bordereau de versement indiquant :  L’objet du dossier,  Le type de document (facture, étude,…),  Les dates de début et de fin du dossier. 51