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11 KAÏZEN, pilotage et suivi11.1 Pilotage Nous regarderons un outil très apprécié des coordonnateurs (facilitateurs) de projet Kaïzen : LE TABLEAU D’AFFICHAGE. Son rôle : 1_ identifie une situation à améliorer et reflète le changement souhaité. Le tableau est affiché bien en vue dans un endroit accessible au travail. Le tableau a recours aux cartes pour faire circuler l’information basée sur des faits. 2_ facilite la communication entre l’ensemble du personnel et les membres de l’équipe d’amélioration (implique tous les employés). Le tableau fait passer le processus d’amélioration de l’abstrait des salles de réunion au concret du plancher de travail (Micro améliorations précises). LE TABLEAU D’AFFICHAGE des opportunités d’amélioration est constitué de : 1. CARTES DE FAITS, jaunes décrivant ainsi les PROBLÈMES : Brièvement expliquer le problème, donner les causes puis de dater et signer (EX : Il y a toujours 4 à 5 boîtes de carton mouillées par paquet qui bloquent la machine. Le 5/12/99 par M.L.) 2. CARTES DE SOLUTIONS, grises décrivant ainsi les AMÉLIORATIONS : Ce que vous proposez pour améliorer la situation (recommandations, idées d’amélioration, suggestions, mesures correctives, puis dater et signer. (EX : Demander au personnel attitré au nettoyage du plancher de soulever les boîtes. Le 5/12/99 par M.L.) Ces cartes (« Post-it » de couleur) sont collés par n’importe qui sur un tableau de grandeur adéquate (3` X 6`) sur un mur localisé dans un endroit stratégique (corridor, cafétéria, salle de conférence, …) identifiant comme entête les grandes étapes du processus étudié. À partir du TABLEAU D’AFFICHAGE, le suivi des opportunités d’amélioration se fera ainsi : A_ Regrouper les cartes de fait (jaunes) décrivant de diverses façons un même problème et reformuler clairement une carte (synthèse) de fait (jaune). B_ Regrouper les cartes de solutions (grises) décrivant de diverses façons une même idée et reformuler clairement une carte (synthèse) de solution (grise). À partir de ces données, nous pouvons établir un tableau de suivi des idées d’améliorations : 1. Réunir les cartes de faits et de solutions qui s’attaquent à un même problème. 2. Déterminer à partir des cartes de faits et solutions d’un problème des idées d’améliorations (Brainstorming). 3. Définir les idées « Mise à l’essai » (immédiatement) et déterminer le « Qui? », le « Quoi? » et le « Quand? » 4. Faire le suivi des actions réalisées, c’est-à-dire pour chacun des idées mises à l’essai, indiquer : résultats concluants (C), résultats peu concluants (PC) et idées non-viables (N). 51