L’audit des ressources humaines EGIS/2009
Le recueil de l’information : afin de réaliser le pré-diagnostic de la manière la plus efficiente ; l’auditeur recueille l’information à partir de trois sources ; l’information écrite, la visite de l’entreprise et les entretiens avec les principaux responsables. L’information écrite est extraite de différents documents exigés par la loi et complétée par d’autres documents comme les procès-verbaux des réunions, les organigrammes, les accords d’entreprise et les conventions collectives… La visite d’établissement permet à l’auditeur l’observation physique des lieux de travail mais aussi des différents locaux de l’entreprise. Durant la visite, l’auditeur pourra également poser un certain nombre de questions concernant les procédures de contrôle, les problèmes de sécurité, l’absentéisme et pourra également effectué un examen des fichiers et des dossiers en se basant sur des méthodes d’échantillonnage pour vérifier la confidentialité des informations. Enfin, le succès de la mission d’audit dépend de la capacité d’écoute et de l’aptitude de communiquer de l’auditeur. La qualité des relations entre l’auditeur et l’interviewé est la condition d’obtention d’informations pertinentes et aussi la garantie de la mise en œuvre efficace et rapide des recommandations proposées. Pour ce faire, un certain nombre de conditions doivent être remplies au premier rang desquelles figure la clarification des objectifs de l’audit et de la méthodologie qui sera utilisée dans le pré-diagnostic. Dans certains cas il est recommandé d’envoyer aux futurs audités des informations sur le processus, la méthodologie et les objectifs de l’audit et éventuellement un questionnaire qui permettra à l’audité de préparer l’entretien qu’il aura avec l’auditeur. 1.1. 2 : Analyse et interprétation des informations :1.1.2.1- La détermination des forces et problèmes internes : L’analyse portera sur non seulement sur les écarts constatés, pendant les trois dernières années, des indicateurs considérés comme significatifs, mais également sur les différences constatées entre la valeur de ces indicateurs et les normes internes ou externes. Pour analyser ces écarts, l’auditeur doit répondre à toute une série de questions portant sur leur existence, leur représentation et leur importance. Y-a-t-il écart par rapport à la loi, la convention collective et à l’accord d’entreprise ? Y-a-t-il écart par rapport aux objectifs préalablement définis ? Y-a-t-il écart par rapport à une norme ? Les écarts indiquent-ils un manque de contrôle ? Ces écarts sont-ils significatifs ? Quand se sont-ils produits ? Quels sont les conséquences de ces écarts en termes de coûts ? Quels sont les conséquences de ces écarts en termes de risques ? Ces écarts ont-ils empêché l’organisation d’atteindre ses objectifs ? Si aucune action corrective n’est apportée, ces écarts se reproduiront ils ? L’auditeur fera la liste de tous les écarts, jugés significatifs, concernant des indicateurs d’événements s’étant produits dans chacun des principaux domaines de la fonction personnelle. En même temps seront relevés les incidents et les anomalies, soit constatés lors des visites, soit apportés au cours des entretiens, dans ce dernier cas il faut prouver ces opinions par des faits. Ceci constitue une première série de clignotants, qui sont autant d’indicateurs de problèmes pouvant avoir des conséquences négatives pour le bon fonctionnement de l’entreprise.
GUYANDIGA GUYZANGA EMMANUEL