LES FONDAMENTAUX
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Enfin lorsqu’on planifie une tâche, il faut s’organiser pour ne pas succomber aux nombreuses sollicitations extérieures qui ne manqueront pas d’apparaître.
• La loi de Pareto
La quatrième loi, dite loi de Pareto, est tournée sur l’efficacité des tâches. Alors que 20 % de nos activités génèrent 80 % de nos résultats, les tâches secondaires occupent souvent 80 % de notre temps et de notre énergie. Dans une prestigieuse société d’édition de logiciels, le directeur commercial de la filiale française avait constaté que les commerciaux étaient trop souvent au bureau. Parmi les raisons principales, une étude montra qu’une perte de temps de plus d’une heure par jour était due aux flots des e-mails que les commerciaux se sentaient obligés de lire quotidiennement (jusqu’à 100 par jour dont plus de 80 % sans importance). En permanence, il est bon de se poser la question « pourquoi suis-je payé et quelle est ma mission prioritaire ? ». Recensons alors les tâches utiles en établissant une « to do list » ou liste des tâches à effectuer et éliminons celles qui ne sont pas prioritaires.
• La loi d’Eisenhower
La cinquième loi, dite loi d’Eisenhower, insiste sur la confusion entre l’urgent et l’important. Observons à quel point on se précipite sur une tâche parce que l’échéance est proche. Ainsi on réalise immédiatement l’urgence, alors qu’on oublie, à tort, de se soucier, à temps, de ce qui est important. Un directeur commercial, en apposant sur ses notes de services des mentions telles que « urgent », « très urgent », « très très urgent » et « top urgent », avait déstabilisé, sans s’en rendre compte, tous ses collaborateurs qui ne pouvaient plus supporter cette tyrannie de l’urgence.
Ce qui est important, c’est ce qui est en rapport direct avec sa mission. Un client qui appelle, une proposition à rédiger, un rendez-vous à prendre par exemple, sont des missions importantes pour un commercial. Au contraire, visiter un petit client sans potentiel d’achat avant deux ans, proposer au client une proposition détaillée pour le lendemain sans que le client n’ait demandé une telle urgence, discuter au téléphone pendant une demi-heure avec un prospect qui nous explique pourquoi il ne travaillera pas avec nous, sont des dérives fréquentes qui éloignent le commercial
• Régler de suite et personnellement ce qui est important et urgent : c’est prioritaire ! • Planifier ce qui est important mais pas urgent : on réfléchit mieux sans stress inutile ! • Déléguer ou négocier ce qui est urgent mais non important. • Jeter le reste, ce n’est ni important ni urgent : à moins que l’on ait du temps… à perdre.
Quatre étapes pour une meilleure gestion du temps