LES FONDAMENTAUX
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« Bonjour je suis Pierre Durant, société XX, je veux parler (ou je souhaite parler) à Thierry Dupont, s’il vous plaît. »
On est souvent d’abord accueilli à un standard et il s’agit uniquement de se présenter sobrement. Si l’on n’écrit pas cette phrase simple, le plus probable est que l’on dira « je souhaiterais », un conditionnel qui nous trahit, ou « monsieur Dupont », un signe révélateur que l’on ne connaît pas son interlocuteur, ou « je cherche à join- dre » qui montre déjà qu’on a des difficultés. Ou encore on oubliera de se présenter. Ou autre chose encore. Auprès d’une assistante rompue aux appels qui sollicitent son patron, c’en est déjà trop.
Le fait d’employer le prénom de l’interlocuteur n’a aucune importance tant que l’on a des intermédiaires. Même si l’on appelle le Président d’une grande société, tant que l’on est au standard ou avec des assistants, on peut l’appeler par son prénom et son nom. Si le fond est directif et la voix pleine d’assurance, il ne s’agit pas non plus d’agressi- vité. On peut dire cette phrase en souriant et avec politesse, en disant « s’il vous plaît ». Les répondeurs téléphoniques sont un cas particulier. Sous la pression des gains de productivité, de plus en plus d’entreprises réduisent le nombre d’assistantes et four- nissent aux membres de l’entreprise une ligne directe avec une boîte vocale enregis- treuse. Une bonne façon d’être sûr d’être rappelé est de laisser un message laconique sans citer le nom de sa société :
« Bonjour je suis Jean-Paul Durand, vous pouvez me rappeler au xxx. »
La curiosité est un moteur fort pour rappeler, on ne sait jamais, c’est peut-être un chasseur de têtes !
Troisième étape : passer les barrages avec élégance
Le standard transfère ensuite la communication à l’assistante du contact visé1. On répète alors exactement sa phrase de présentation ci-dessus.
Une erreur à éviter : l’improvisation
Nous ne connaissons qu’une seule méthode pour ne pas retomber dans les travers habituels des formules maladroites : écrire ce que l’on va dire. Écrire son scénario mot pour mot est le meilleur moyen d’être pertinent et direct… L’exercice est diffi- cile. Restons modestes et écrivons.
1. L’expérience montre que c’est plus souvent une assistante qu’un assistant mais les choses évoluent et ce n’est plus systématique. Par simplicité, nous parlerons d’assistante.