Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
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Remarque : certaines enveloppes possèdent une « ouverture rapide » (au moyen de pointillés) nécessitent donc pas de l’intervention d’un de ces outils. Après ouverture, les enveloppes sont jetées. Cependant, si la lettre n’était pas datée ou si la d d’expédition ne correspondait pas à celle indiquée sur la lettre, on agraferait l’enveloppe à la le
4. L’examen du courrier
Il est également important de vérifier le contenu du courrier. Les pièces jointes doivent évidemment se trouver dans l’enveloppe. Si ce n’est pas le cas, il faut alors indiquer sur la lettre que ces pièces sont manquantes.
5. L’enregistrement du courrier
Afin de conserver une trace du courrier reçu, le courrier doit être enregistré à l’arrivée comme départ. Cette opération se fait dans ce que l’on appelle un registre, souvent représenté sous de tableau. En voici un exemple :
DATE N° EXPÉDITEUR OBJET SERVICE
DESTINATAIRE
PIÈCES JOINTES
NOM ADRESSE
L’enregistrement se fait de manière continue sur une base annuelle. A la fin de l’année, le registre doit être arrêté et la numérotation redémarre avec l’année nouve copie de tout courrier qui a fait l’objet d’une inscription au registre recevra un numéro et fera l d’un classement avec mention et sur la base de ce numéro.