Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
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III. Le traitement du courrier sortant
Toute lettre doit être dactylographiée en deux ou trois exemplaires. L’original est expédié au destinataire. Les doubles (souvent sur papier pelure ou papier autocopiant) de documents commerciaux sont classés dans l’entreprise.
1. Les lettres types
Une lettre commerciale donne une image de marque à l’entreprise qui l’expédie : elle constitue un excellent moyen de publicité indirecte. Elle est également un moyen de preuve en cas de conflit avec des tiers. Très souvent, la lettre constitue implicitement un contrat qui lie l’entreprise à ses clients ou à s fournisseurs.
Une lettre a pour but : d’informer
C’est-à-dire : transmettre des renseignements ou répondre à une demande
d’expliquer
C’est-à-dire : développer les raisons qui motivent une action ou une décision
d’argumenter
C’est-à-dire : convaincre que la solution proposée ou retenue est la meilleure ou la seule possible
ou
démontrer que la demande est motivée par des raisons valables et la justifier par de arguments placés dans un ordre qui persuadera le lecteur de son intérêt