Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
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La précision
La concision n’exclut toutefois pas la précision. Il convient d’utiliser un vocabulaire congru. Il est indispensable de se familiariser avec certains termes économiques et juridiques, voire techniques. Une lettre concise mais imprécise peut conduire le correspondant à demander des explications complémentaires. Il faut donc en tenir compte dans les cas suivants :
les dates
les chiffres
les mots
les expressions
Quelques exemples : Dans les dates :
Votre lettre du 18 janvier 2009
Notre communication téléphonique du 19 janvier 2009
Dans les chiffres : Il faut écrire en toutes lettres :
un délai (veuillez payer cette facture dans les cinq jours)
un nombre en début de phrase (cinq carnets vous sont envoyés)
les mots « milliard » et « million » afin de faciliter la lecture du correspondant (le capital cette société s’élève à six milliards).
Dans les mots : Utilisez le terme économique, juridique ou technique adéquat. Dans les expressions : Evitez d’utiliser des expressions vagues telles que « bientôt », « prochainement », « dans quel jours », « dès que possible ».