Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
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La courtoisie
S’il est doté d’un sens aigu des affaires, un commerçant doit faire preuve de tact et de diploma l’égard de ses correspondants. Retenons néanmoins que la courtoisie n’exclut pas la fermeté.
A éviter A utiliser
Vos affirmations sont fausses
L’emballage présente des défauts inadmissibles
Vous avez commis une erreur
Vos affirmations ne sont pas tout à fait exactes L’emballage laisse à désirer Une erreur s’est glissée
La clarté
Toute lettre commerciale doit être pensée avant d’être rédigée afin de présenter ses argument un ordre logique. Il est donc indispensable d’établir préalablement un plan. Il présente, en plus l’avantage de mettre sur papier toutes ses idées : on est certain d’avoir repris toutes les précis utiles.
La correction
Une lettre commerciale doit être correctement présentée : orthographe, ponctuation, présenta style, exactitude des faits. Elle doit être agréable à lire et donc disposée selon les règles en vig Elle sera correcte sous tous les plans.