Pratique du secrétariat Le traitement du courrier
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2. La signature du courrier
Les lettres accompagnées de pièces jointes doivent être signées et les doubles doivent êtres paraphés par les responsables des différents échelons hiérarchique, comme le dit l’organigram Cependant, ils ne sont pas déposés un à un auprès du responsable mais ils sont regroupés dan parapheur.
Le parapheur est un ensemble de feuilles de buvard reliées dans un dossier plastifié muni d’un plusieurs perforations. Les feuilles buvards permettent la signature au stylo à encre. Les perfo permettent de voir s’il y a encore des lettres à signer, pour être certain que toutes les lettres s
expédiées.
Le parapheur possède donc un grand pouvoir : quand il a parcouru toute la chaîne, quand tout signé sans retour pour des « à corriger », alors son document est validé, il peut être envoyé, dif publié.
L’inconvénient c’est qu’il s’agit d’un processus lourdement consommateur de papier, de temps et d’énergie. En effet, il est fréquent que le parapheur est égaré (dans on ne sait quel bureau, sous on ne sait quelle pile), oublié ou même annulé (dans ce cas, il faut alors le recycler avec un document neuf). Depuis peu, une nouvelle solution a fait son entrée dans les bureaux : le parapheur électronique. Il permet : d’accroître la productivité dans le traitement des validations internes
de diminuer les coûts de ma gestion documentaire
de dématérialiser de bout en bout tous les documents traités par les autorités décentralisée
de garantir la traçabilité du cycle de vie de
l’ensemble des documents