– La convocation des candidates avec toutes les informations utiles: la date et l’heure, les indications pour rejoindre le lieu, le local, les documents et le matériel à apporter, … – L’élaboration et la reprographie éventuelle des documents destines aux sélectionneurs: liste de candidates, dossiers personnels, grilles d’évaluation.5. L’organisation matérielle
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: Le choix du local où se déroulera l’entretien, son aménagement, le fléchage éventuel, le personnel d’accueil, les rafraîchissements… sont autant de détails qui méritent l’attention pour éviter des pertes de temps, des méprises, pour atténuer le stress… et pour soigner l’image de l’organisation. Le local d’attente doit être accueillant. Il faut éviter la rencontre de deux ou plusieurs candidats ne serait-ce que parce que ceux qui pourraient se connaître (par exemple parce qu’ils ont le même employeur) risquent d’être perturbés. Il est indispensable de prévenir les interruptions de toute nature en cours d’entretien, ce qui implique notamment la neutralisation des téléphones (y compris les portables) et du télécopieur, les instructions au secrétariat et le placement d’un panneau « Ne pas déranger » sur la porte du local d’entretien.6. Support de base
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:a. L’aide-mémoire: Ce document est destiné à ne rien oublier d’essentiel au cous de l’entretien, à suivre un cheminement logique vers l’objectif. Il peut être utiliser dans ce cadre soit une fiche mentionnant succinctement les points à aborder et c’est parfois suffisant si l’on a une longue pratique ou si la sélection pour le poste concerné est fréquente, soit, un guide d’entretien
14 Verne, Etienne, « Comment conduire un entretien de recrutement : Guide pratique pour les cadres d’entreprise », Editeur: INSEP Consulting Éditions, 2005. P : 124
15 Amiel Michel , Bonnet Francis, « Recruter sans trop d’erreurs. Procédures, outils, méthodes » , Edition : De Boeck, 2002. P : 102