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Les carnets de « demandes d’achats » doivent être délivrés contre décharge à chaque chef de département concerné, classés et archivés au niveau de chaque département. Une fois établie, la demande d’achat doit être remise au chef du service des achats qui doit :
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S’assurer qu’elle est remplie correctement.
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Pour les articles faisant l’objet d’appels d’offres, elle doit comporter les prix des fournisseurs déjà retenus par la commission d’achats
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Pour les autres articles, la demande doit comporter les prix des 3 fournisseurs consultés en joignant obligation leurs devis respectifs. Une fois la demande d’achat complétée (comme indiqué cidessus), le chef du service des achats doit la présenter au chef de département demandeur, pour accord afin d’éviter toute contestation sur la qualité d’un article au moment de la livraison. La demande d’achat est alors transmise par le chef du service des achats à la S/DAF, pour contrôle budgétaire puis à la direction générale pour approbation et signature. Une fois approuvée et signée par la direction générale, le chef du service des achats passe à l’étape du bon de commande. 54 55