Il conviendra donc de classer les fournisseurs, par exemple par ordre alphabétique, et de constituer un dossier complet pour chacun d’eux. Il pourra s’agir d’informations sur les fournisseurs actuels mais aussi de données recueillies grâce à la veille stratégique sur des fournisseurs potentiels. Chaque dossier devra comporter plusieurs sous-dossiers parmi lesquels un dossier de suivi regroupant l’ensemble des courriers, propositions et comptes rendus de rendez-vous. Chaque dossier comportera également un dossier technique rassemblant toutes les brochures et données techniques des produits. On pourra aussi y placer un dossier d’évaluation du fournisseur reprenant les notes que l’on aura attribuées par le passé mais aussi les rapports d’audit et les éléments concernant la qualité des produits (avec un historique des problèmes rencontrés). Enfin, un dossier concernant les commandes pourra être constitué, ceci afin de pouvoir rapidement connaître les quantités consommées. En ce qui concerne les fichiers informatiques, ils viennent compléter les fichiers papier et ont un certain nombre d’avantages. Tout d’abord, la mise à jour de ces dossiers y est plus simple que dans les dossiers papier. D’une manière générale, les dossiers informatiques permettent de gérer plus facilement les informations et ceci en temps réel, ce qui simplifiera ainsi le calcul des besoins ou encore la gestion des stocks. Cependant, il conviendra de réaliser des fichiers produits et fournisseurs bien détaillés et codifiés afin d’accéder rapidement aux informations. A côté de ces dossiers, il est également très utile de constituer un catalogue de contacts fournisseurs reprenant les coordonnées du fournisseur, les noms des contacts ainsi que diverses observations (type de produits disponibles…) Après avoir recueilli toutes ces informations et les avoir classées, l’acheteur va pouvoir se lancer dans l’acte d’achat proprement dit. C’est que nous allons exposer dans la section suivante.Section 3 – Le processus d’achat Il s’agit ici du processus qui va permettre à l’acheteur de mettre plusieurs fournisseurs en concurrence. On part donc de l’hypothèse selon laquelle le marché étudié est concurrentiel. Afin d’obtenir des conditions d’achats satisfaisantes, l’acheteur pourra s’appuyer sur son pouvoir d’achat et la relation de partenariat à long terme avec le fournisseur. Cependant, il faut remarquer que seules les grandes entreprises pourront réellement utiliser leur pouvoir d’achat comme argument lors de la négociation.
1) Le besoin
Après avoir classé ses achats grâce à la méthode ABC7, l’acheteur pourra
mettre en place un processus d’achat plus ou moins complexe selon l’importance de l’achat. Mais avant d’acheter le bon produit aux conditions optimales, il convient d’identifier précisément le besoin de l’entreprise. Comme nous l’avons vu précédemment, c’est à l’acheteur de définir au mieux le besoin en collaboration avec l’utilisateur.
7 Voir Partie 2 Chapitre 2.