2) Le cahier des charges
Après avoir acquis un maximum d’information quant au besoin, l’acheteur va alors pouvoir passer à la rédaction d’un cahier des charges qui va lui permettre de démarcher les fournisseurs et servira de base à la négociation d’un contrat. Il faut remarquer qu’un cahier des charges n’est pas nécessaire pour tous les types d’achats car sa rédaction reste longue et complexe. Afin de ne pas se placer seulement du point de vue de l’acheteur, il est important que le cahier des charges soit rédigé par plusieurs personnes à la fois. Il doit y avoir au moins un technicien, un utilisateur et l’acheteur lui-même qui, même s’il ne rédige pas le cahier seul, doit être impliqué puisque c’est à lui qu’incombera la négociation qui suivra. Il convient de respecter deux règles lors de la rédaction d’un cahier des charges. Tout d’abord, il doit être suffisamment clair et précis pour que le fournisseur démarché puisse facilement le comprendre. D’autre part, il ne doit pas être trop technique et rester suffisamment ouvert afin que les fournisseurs démarchés puissent proposer des solutions qui leur sembleront adéquates.
3) L’appel d’offres
Avant de réaliser un appel d’offres auprès de fournisseurs potentiels, il convient d’abord de fixer un objectif de prix qui permettra de mieux se situer lors de la négociation. Dès lors, l’acheteur peut lancer la phase de l’appel d’offres. Afin de pouvoir comparer plus facilement les offres des fournisseurs, il conviendra d’imposer un document de réponse et de le joindre au cahier des charges alors rédigé. Dans le cas où l’entreprise n’aurait obtenu que peu de renseignements sur le fournisseur, l’appel d’offres sera l’occasion de compléter ses informations. Enfin, il convient de préciser lors de l’appel d’offres une date limite de réponse. Concernant le choix des fournisseurs à contacter, quatre règles principales sont à respecter : – Ne pas retenir les fournisseurs avec lesquels l’entreprise ne veut pas travailler ; – Consulter un minimum de trois fournisseurs afin d’obtenir suffisamment d’éléments, et un maximum de sept fournisseurs afin de ne pas consacrer trop de temps au traitement des réponses ; – Retenir des fournisseurs pérennes, ayant une bonne réputation et de bonnes compétences techniques ; – Ne pas oublier l’impact de la localisation du fournisseur sur les délais.
4) La comparaison des offres