pas constitué uniquement du prix d’achat mais également des coûts de maintenance, des pièces de rechange, des coûts de transport, d’assurance, de stockage, etc.Section 4 – La négociation d’achat Lorsque la comparaison des offres est achevée et qu’un fournisseur a été retenu, la phase de négociation peut alors commencer. Elle comporte trois phases : – La préparation – Le déroulement – Le suivi1) La préparation Il s’agit de la phase la plus importante de la négociation puisqu’une bonne préparation est souvent synonyme d’achat optimum. Afin de se préparer correctement, l’acheteur doit à nouveau réunir l’ensemble des informations dont il dispose, qu’elles soient techniques, commerciales ou encore inhérentes au fournisseur. A partir de là, l’acheteur peut tenter d’anticiper au mieux l’entretien qui aura lieu. Pour cela, il doit prévoir, en fonction des informations dont il dispose et de la réponse à l’appel d’offre, les questions à poser mais surtout l’ensemble des points à négocier. Pour chaque point, il doit être capable de fixer des objectifs et d’associer à chacun des arguments pour les atteindre mais aussi les concessions que l’entreprise est prête à faire pour arriver à un accord. L’ensemble de cette préparation doit ensuite être synthétisé dans un document qui servira pendant la négociation.2) Le déroulement Avant toute chose, l’acheteur ne doit pas oublier que pour formaliser un bon accord, il faut se baser sur une relation gagnant-gagnant afin qu’aucune des deux parties ne se sente lésée. Afin d’obtenir les résultats fixés lors de la préparation, l’acheteur doit arriver à mener la négociation afin de ne pas subir. Après la présentation de chacun, l’acheteur peut commencer par rappeler les points positifs de l’offre du fournisseur, ceci pour le mettre en confiance. Lors de la négociation proprement dite, il convient de commencer par les problèmes qui posent le moins de problèmes sachant que l’acheteur devra toujours argumenter ses requêtes pour convaincre le fournisseur. L’acheteur doit prendre note au fur et à mesure des accords obtenus et des concessions afin de pouvoir refaire le point à la fin de l’entretien. « Dans une négociation, c’est celui des deux interlocuteurs qui estime avoir
obtenu des résultats satisfaisants qui essaie de prendre l’initiative de la conclusion »8,
ceci afin d’éviter que l’autre ne demande d’autres concessions. L’acheteur devra alors reprendre tous les points négociés en démontrant que chacun est gagnant. Il conviendra bien entendu de confirmer par écrit les accords ainsi obtenus afin de les officialiser. Ensuite, selon le type d’achats, il conviendra ou non de convertir ces accords en contrats. En effet, si l’achat est à la fois complexe et stratégique, il
8 Perrotin R. (1999)